Formar a un trabajador no consiste simplemente en apuntarlo a un curso. Una formación puede ser interesante, estar bien impartida y, aún así, no responder a lo que esa persona necesita para mejorar en su puesto.
Un itinerario formativo permite ir un paso más allá: organizar diferentes acciones de formación de manera progresiva para que un trabajador adquiera las competencias que necesita, tanto para desempeñar mejor sus funciones actuales como para asumir nuevas responsabilidades.
La clave está en que la formación tenga un propósito y siga un orden. No se trata de acumular cursos para trabajadores, sino de construir un recorrido coherente.
¿Para qué sirve un itinerario formativo en una empresa?
Diseñar un recorrido formativo individualizado permite conectar las necesidades de la empresa con las necesidades de desarrollo de cada trabajador.
Entre sus principales objetivos están:
- Cerrar brechas de competencias detectadas en un puesto.
- Mejorar el desempeño de una persona en sus funciones actuales.
- Preparar a un trabajador para asumir nuevas responsabilidades.
- Facilitar procesos de promoción interna.
- Acompañar la incorporación de nuevas herramientas o tecnologías.
- Preparar a los equipos ante cambios normativos u organizativos.
- Favorecer el desarrollo profesional y la retención del talento.
- Dar mayor sentido a la inversión que realiza la empresa en formación.
Además, permite pasar de una formación reactiva —”necesitamos hacer este curso”— a una formación planificada en función de objetivos concretos.
Cómo diseñar un itinerario formativo para un trabajador
No existe un único modelo válido para todas las empresas. El itinerario debe adaptarse al puesto, al nivel de conocimientos de la persona y a los objetivos que se quieran alcanzar.
Aún así, hay una serie de pasos que pueden servir como punto de partida.
Analiza el puesto de trabajo
Antes de buscar cursos, hay que saber qué necesita realmente la persona. Revisa las funciones que desempeña, las herramientas que utiliza, las responsabilidades asociadas al puesto y las competencias necesarias para realizarlo correctamente.
También conviene tener en cuenta los cambios que pueden afectar al puesto en el futuro.
Por ejemplo, si una empresa está implantando nuevas herramientas de inteligencia artificial, puede ser necesario formar a determinados trabajadores no solo en el uso de la herramienta, sino también en aspectos relacionados con la seguridad, la protección de datos o la integración de la IA en sus procesos de trabajo.
Identifica las competencias que debe desarrollar
Una vez analizado el puesto, el siguiente paso es comparar las competencias necesarias con las que actualmente tiene el trabajador.
Esta diferencia es lo que se conoce habitualmente como brecha de competencias. Puede tratarse de conocimientos técnicos, competencias digitales, idiomas, habilidades de comunicación, gestión de equipos, competencias comerciales o cualquier otra capacidad relevante para el puesto.
Es importante concretar la necesidad. “Mejorar en Excel”, por ejemplo, es demasiado genérico. Es mucho más útil definir qué necesita conseguir la persona: automatizar tareas mediante funciones avanzadas, crear cuadros de mando, analizar grandes volúmenes de datos o utilizar tablas dinámicas.
Define el objetivo del itinerario
El itinerario debe responder a una pregunta sencilla:
¿Qué queremos que el trabajador sea capaz de hacer al finalizarlo que actualmente no hace, o no hace con suficiente solvencia?
El objetivo debe ser concreto y, siempre que sea posible, medible.
Por ejemplo: “Mejorar el manejo de Excel” es un objetivo poco preciso. Mientras tanto: “Conseguir que el trabajador pueda crear y mantener informes de seguimiento mediante funciones avanzadas, tablas dinámicas y gráficos” permite saber mucho mejor qué formación necesita.
Ordena las acciones formativas
No todas las formaciones tienen que realizarse al mismo tiempo. Una buena planificación establece qué conocimientos deben adquirirse primero y cuáles pueden abordarse posteriormente.
Por ejemplo, para una persona que va a asumir funciones de gestión de equipos podría plantearse:
Fase 1: comunicación y liderazgo básico → Fase 2: gestión de conflictos → Fase 3: dirección de equipos → Fase 4: evaluación del desempeño
La progresión dependerá de las características del puesto y del nivel de partida del trabajador.
Aquí está una de las principales diferencias entre un itinerario y una simple lista de cursos: las acciones tienen una relación entre sí.
Elige la modalidad de formación
Una vez definido qué debe aprender la persona, toca decidir cómo hacerlo. La formación puede desarrollarse en diferentes modalidades: presencial, online, aula virtual o mediante una combinación de ellas.
La elección debería depender de factores como:
- El tipo de competencia que se quiere desarrollar.
- La disponibilidad del trabajador.
- Su ubicación.
- La necesidad de realizar prácticas.
- La complejidad de los contenidos.
- Los recursos disponibles en la empresa.
Por ejemplo, determinadas habilidades prácticas pueden beneficiarse especialmente de una formación presencial, mientras que otros contenidos pueden trabajarse perfectamente mediante formación online.
En este punto, el formato debe estar al servicio del objetivo formativo, y no al revés.
Establece un calendario
Un itinerario necesita una planificación temporal realista. No basta con indicar qué cursos realizará el trabajador. Hay que determinar cuándo se realizará cada acción y cómo encajará con su actividad laboral. También puede ser útil establecer hitos intermedios.
Por ejemplo:
| Periodo | Formación | Objetivo |
| Enero | Excel avanzado | Mejorar el análisis de datos |
| Febrero | Power BI | Crear informes visuales |
| Marzo | Aplicación práctica | Crear un cuadro de mando real |
| Abril | Evaluación | Comprobar la aplicación de los conocimientos |
La planificación debe ser suficientemente concreta para poder hacer seguimiento, pero también flexible para adaptarse a cambios en las necesidades de la empresa.
Incluye seguimiento y evaluación
Completar una formación no significa necesariamente haber adquirido la competencia. Por eso, un buen itinerario debe contemplar cómo se va a comprobar si la formación ha producido el resultado esperado.
Dependiendo del tipo de formación, se pueden utilizar diferentes métodos:
- Pruebas de conocimientos.
- Ejercicios prácticos.
- Observación del desempeño.
- Evaluaciones antes y después de la formación.
- Indicadores de productividad.
- Valoración del responsable directo.
- Aplicación de los conocimientos en proyectos reales.
La evaluación debería centrarse, siempre que sea posible, en qué ha cambiado en el desempeño del trabajador, y no únicamente en si ha completado el curso.
¿Qué diferencia hay entre un itinerario formativo y un plan de formación?
Son conceptos relacionados, pero no significan exactamente lo mismo. El plan de formación suele tener una visión global y recoge las necesidades formativas de una empresa o de un determinado colectivo durante un periodo. El itinerario formativo, en cambio, tiene un carácter más individualizado y organiza el recorrido de aprendizaje de una persona —o de un perfil concreto— en función de sus necesidades y objetivos.
Por ejemplo, una empresa puede establecer en su plan anual que necesita mejorar las competencias digitales de su plantilla. A partir de ahí, puede diseñar diferentes itinerarios según el puesto:
- Un itinerario para personal administrativo.
- Otro para el equipo comercial.
- Otro para responsables de departamento.
- Otro para perfiles técnicos.
Así, el plan establece una visión global y los itinerarios permiten llevar esa estrategia al terreno de cada trabajador.
Ejemplo de itinerario formativo para un trabajador
Imaginemos una empresa que quiere preparar a una persona del departamento de administración para asumir progresivamente funciones relacionadas con el análisis y presentación de datos.
Su punto de partida es un nivel intermedio de Excel, pero necesita trabajar con información más compleja y presentar los resultados de forma más visual. Un posible itinerario sería:
Objetivo final: mejorar la capacidad del trabajador para analizar datos y elaborar informes para la toma de decisiones.
Primera etapa — Excel avanzado
Funciones avanzadas, tablas dinámicas, búsqueda y tratamiento de datos.
Segunda etapa — Visualización de datos
Creación de gráficos e informes claros y orientados a la presentación de resultados.
Tercera etapa — Power BI
Importación, transformación y visualización de datos mediante cuadros de mando.
Cuarta etapa — Aplicación práctica
El trabajador desarrolla un cuadro de mando utilizando datos reales de la empresa.
Quinta etapa — Evaluación
El responsable revisa el resultado y comprueba si el trabajador puede desarrollar autónomamente las tareas previstas.
En este caso, las acciones formativas no se han elegido porque sean cursos populares, sino porque cada una responde a una necesidad concreta y prepara la siguiente fase.
¿Se puede bonificar la formación del itinerario?
En determinados casos, las acciones formativas que forman parte de un itinerario pueden gestionarse mediante sistema de formación programada por las empresas y su correspondiente bonificación, siempre que cumplan los requisitos establecidos.
Esto permite que la planificación de la formación no tenga que plantearse únicamente desde el punto de vista pedagógico, sino también teniendo en cuenta cómo se va a gestionar y financiar.
En cualquier caso, la posibilidad de bonificar una acción concreta dependerá de sus características y de que se cumplan los requisitos aplicables.
Por eso, antes de diseñar el itinerario definitivo, puede ser interesante revisar también las posibilidades de financiación disponibles para la empresa.
En Cei Formación ayudamos a las empresas a identificar sus necesidades y a organizar formación a medida para tu empresa y su plantilla, adaptada al puesto, al sector y a los objetivos de la organización.
Si quieres diseñar un itinerario formativo para tu equipo, podemos ayudarte a definir las acciones formativas que mejor encajan con las necesidades de cada perfil.