Cuando una empresa detecta que su equipo necesita adquirir nuevos conocimientos o mejorar determinadas competencias, surge una primera decisión: ¿es mejor organizar la formación con recursos propios o recurrir a un centro especializado?
La formación interna y la formación externa responden a necesidades diferentes. Mientras que una permite aprovechar la experiencia y los conocimientos que ya existen dentro de la organización, la otra facilita el acceso a especialistas, metodologías y contenidos que quizá no estén disponibles en la plantilla.
Elegir una u otra no debería depender únicamente del presupuesto o de la facilidad para organizar los cursos. La cuestión es identificar qué necesita aprender el equipo y cuál es la mejor manera de conseguir que esos conocimientos se traduzcan en mejoras reales para la empresa.
¿Qué diferencia hay entre formación interna y externa?
La principal diferencia está en quién diseña e imparte la formación y de dónde procede el conocimiento que se transmite:
- Formación interna: es la que se organiza e imparte utilizando los recursos y conocimientos de la propia empresa. Puede realizarla un responsable de departamento, un trabajador con experiencia o una persona especializada en una determinada tarea.
- Formación externa: es la que se contrata a profesionales, centros de formación o entidades especializadas ajenas a la organización. Permite acceder a conocimientos técnicos, metodologías y experiencias que no necesariamente existen dentro de la empresa.
Hay una distinción importante: formación interna no significa necesariamente formación dentro de las instalaciones de la empresa. Un curso impartido por un centro especializado en las propias oficinas sigue siendo formación externa por su proveedor, aunque se realice en el lugar de trabajo.
Esta diferencia permite entender mejor las opciones disponibles y evita confundir el lugar donde se imparte un curso con quién se responsabiliza de su contenido y metodología.
Formación interna: aprovechar el conocimiento que ya existe en la empresa
Muchas organizaciones cuentan con trabajadores que dominan determinados procesos, herramientas o procedimientos y que pueden transmitir ese conocimiento al resto del equipo.
La formación interna permite aprovechar esa experiencia y adaptarla directamente a la realidad de la empresa.
Principales ventajas de la formación interna
- Conocimiento de los procesos propios: quien imparte la formación conoce los procedimientos, las herramientas y las particularidades del negocio.
- Aplicación inmediata: los contenidos pueden centrarse en situaciones reales que los trabajadores encuentran en su actividad diaria.
- Transmisión del conocimiento: evita que determinadas habilidades o conocimientos dependan exclusivamente de una persona.
- Flexibilidad: la empresa puede organizar sesiones de actualización cuando cambian sus procesos o incorpora nuevas herramientas.
Sin embargo, también presenta algunas limitaciones. La primera es la disponibilidad de personal cualificado para impartirla. No todos los trabajadores que dominan una materia tienen conocimientos pedagógicos o experiencia para enseñar a otras personas.
Además, dedicar tiempo a formar a los compañeros implica dejar de atender, al menos parcialmente, las responsabilidades habituales. Si la formación depende siempre de los mismos trabajadores, puede generar una sobrecarga de trabajo.
Por último, existe el riesgo de transmitir conocimientos limitados a la experiencia de la propia organización, sin incorporar nuevas metodologías o perspectivas externas.
¿Cuándo interesa la formación interna?
Es especialmente útil para enseñar procedimientos específicos, explicar el funcionamiento de herramientas propias, facilitar la incorporación de nuevos trabajadores o compartir buenas prácticas entre departamentos.
Formación externa: incorporar conocimientos y experiencia especializada
La formación externa permite que los trabajadores aprendan de profesionales especializados en una determinada materia, con conocimientos y experiencia procedentes de distintos sectores y organizaciones.
En lugar de depender exclusivamente de los recursos disponibles en la plantilla, la empresa puede acceder a especialistas que conocen las últimas tendencias, técnicas y herramientas de su ámbito profesional.
¿Qué ventajas aporta?
- Especialización: permite formar al equipo en materias para las que la empresa no dispone de expertos internos.
- Actualización de conocimientos: facilita el acceso a contenidos revisados y adaptados a los cambios técnicos, normativos y profesionales.
- Nuevas perspectivas: los formadores externos pueden aportar experiencias y soluciones aplicadas en otras empresas.
- Metodología formativa: los centros especializados cuentan con profesionales que conocen las técnicas y los recursos necesarios para facilitar el aprendizaje.
- Acreditación de la formación: según el curso y la entidad que lo imparte, los trabajadores pueden obtener diplomas o certificados que acrediten los conocimientos adquiridos.
También hay aspectos que conviene valorar antes de contratarla. El contenido debe ajustarse a las necesidades reales de la empresa. Un curso demasiado genérico puede resultar poco práctico si no tiene en cuenta el sector, el nivel de conocimientos de los participantes o las situaciones a las que se enfrentan en su puesto de trabajo.
Por eso, es importante elegir proveedores que puedan adaptar los contenidos, los ejemplos y la metodología al contexto de la organización.
¿Cuándo interesa la formación externa?
Es una buena alternativa cuando se necesitan conocimientos especializados, actualización de la normativa, competencias digitales, idiomas, prevención de riesgos laborales o habilidades técnicas que requieren profesionales con experiencia específica.
¿Qué formación resulta más rentable para una empresa?
Una de las cuestiones que más condiciona esta decisión es el coste. A primera vista, la formación interna puede parecer más económica porque no requiere contratar a un proveedor externo.
Sin embargo, comparar únicamente el precio de impartición puede llevar a conclusiones equivocadas.
Para valorar la rentabilidad de cada modalidad conviene tener en cuenta:
- Coste de preparación: tiempo necesario para diseñar los contenidos y organizar las sesiones.
- Coste de impartición: honorarios del formador externo o tiempo de trabajo del empleado que asume esa responsabilidad.
- Recursos necesarios: materiales, instalaciones, licencias, equipos o plataformas.
- Tiempo de los participantes: horas que los trabajadores dedican a formarse y que deben compatibilizar con su actividad.
- Resultados obtenidos: mejoras en productividad, reducción de errores, autonomía de los trabajadores o capacidad para asumir nuevas tareas.
Por ejemplo, si una empresa necesita formar a cinco trabajadores en una herramienta informática especializada, contratar un curso externo puede resultar más eficiente que preparar a un empleado para que imparta esa formación.
En cambio, si necesita transmitir un procedimiento interno a toda la plantilla y cuenta con una persona que conoce perfectamente ese proceso y sabe enseñarlo, organizar sesiones internas puede ser una solución adecuada.
La formación más rentable no es necesariamente la que tiene el menor coste inicial, sino la que permite alcanzar el objetivo de aprendizaje con los recursos y el tiempo adecuados.
¿Se pueden combinar la formación interna y la externa?
Sí. De hecho, utilizar ambas modalidades permite aprovechar sus ventajas y cubrir necesidades que difícilmente podrían resolverse con un único modelo.
Una estrategia combinada puede funcionar de la siguiente manera:
- Formación externa para adquirir conocimientos: los trabajadores reciben formación especializada sobre una nueva herramienta, normativa, técnica o competencia profesional.
- Formación interna para trasladar lo aprendido: los responsables de equipo ayudan a aplicar esos conocimientos a los procedimientos y situaciones concretas de la empresa.
- Seguimiento para comprobar los resultados: se analiza si los trabajadores están utilizando lo aprendido y si se han producido mejoras en su actividad.
Imaginemos una empresa que quiere mejorar la gestión comercial de su equipo. Puede contratar una formación externa sobre técnicas de negociación y comunicación con clientes y, posteriormente, organizar sesiones internas para trabajar con casos reales, analizar situaciones comerciales y compartir experiencias.
Así, los conocimientos adquiridos no se quedan en el aula, sino que se incorporan progresivamente a la forma de trabajar del equipo.
Formación para empresas: una inversión que debe responder a necesidades reales
No existe una modalidad universalmente mejor. La formación interna permite aprovechar la experiencia de los propios trabajadores y transmitir conocimientos específicos de la organización. La externa aporta especialización, actualización y nuevas perspectivas.
Para muchas empresas, especialmente aquellas que no cuentan con un departamento propio de formación, recurrir a centros especializados permite organizar acciones formativas sin tener que asumir internamente todo el trabajo de planificación, preparación e impartición.
Además, la formación programada por las empresas puede beneficiarse del crédito formativo disponible a través de Fundae, siempre que se cumplan los requisitos establecidos. Esto permite bonificar los costes de formación mediante las cuotas de formación profesional, facilitando el acceso de las empresas a cursos para trabajadores.
Como empresa especializada en la formación para empresas ayudamos a las organizaciones a identificar sus necesidades formativas y organizar cursos adaptados a sus equipos, tanto en modalidad presencial como en formación online.