Cuando una empresa detecta que no alcanza sus objetivos, que determinados procesos no funcionan como deberían o que su equipo tiene dificultades para asumir nuevas tareas, suele plantearse una solución: incorporar más personal o formar a los trabajadores actuales.
Sin embargo, ambas situaciones responden a problemas diferentes. Una necesidad de personal implica que la empresa necesita incorporar nuevos profesionales, mientras que una necesidad formativa indica que los trabajadores actuales necesitan adquirir o mejorar determinadas competencias.
Identificar correctamente el origen del problema es fundamental para tomar decisiones sobre la plantilla, optimizar los recursos y mejorar el rendimiento de la organización.
En este artículo explicamos en qué se diferencian ambas necesidades, cómo identificarlas y qué papel desempeña la formación en la planificación de los recursos humanos.
¿Qué es una necesidad formativa?
Una necesidad formativa es la diferencia entre las competencias que tienen actualmente los trabajadores y las que necesitan para desempeñar correctamente sus funciones.
Puede estar relacionada con los conocimientos técnicos, las habilidades profesionales o las capacidades necesarias para adaptarse a nuevos procesos, herramientas o responsabilidades.
Por ejemplo, una empresa que implanta un nuevo programa de gestión puede contar con suficientes trabajadores, pero necesitar formación para que estos aprendan a utilizarlo correctamente.
Las necesidades formativas también pueden aparecer cuando:
- Se introducen nuevas tecnologías o herramientas de trabajo.
- Cambian los procesos internos o los métodos de producción.
- Los trabajadores necesitan actualizar sus conocimientos técnicos.
- Se detectan errores recurrentes relacionados con la falta de conocimientos o habilidades.
- La empresa quiere preparar a sus equipos para asumir nuevas responsabilidades.
- Se producen cambios normativos que requieren actualizar los conocimientos de la plantilla.
En estos casos, la formación permite desarrollar las competencias que faltan sin necesidad de incorporar necesariamente nuevos profesionales.
¿Qué es una necesidad de personal?
Una necesidad de personal aparece cuando una empresa no dispone de suficientes trabajadores o de los perfiles profesionales adecuados para cubrir sus necesidades operativas.
A diferencia de una necesidad formativa, el problema no está necesariamente en las competencias de los empleados actuales, sino en la disponibilidad de recursos humanos.
Por ejemplo, una empresa que recibe un volumen de pedidos superior al que puede atender con su plantilla puede necesitar contratar nuevos trabajadores para mantener sus niveles de producción y servicio.
Las necesidades de personal suelen estar relacionadas con situaciones como:
- Un aumento de la carga de trabajo que supera la capacidad de la plantilla.
- La apertura de nuevas líneas de negocio o centros de trabajo.
- La necesidad de incorporar perfiles profesionales que no existen en la empresa.
- Las jubilaciones, bajas o salidas de trabajadores que requieren sustitución.
- La aplicación de los horarios o turnos de producción.
- La puesta en marcha de nuevos proyectos que requieren más recursos humanos.
En estos casos, la contratación puede ser necesaria para garantizar el funcionamiento de la actividad empresarial.
Diferencias entre necesidad formativa y necesidad de personal
Aunque ambas necesidades pueden aparecer al mismo tiempo, responden a problemas distintos y requieren soluciones diferentes.
| Aspecto | Necesidad formativa | Necesidad de personal |
| Origen | Falta de conocimientos, habilidades o competencias. | Falta de trabajadores o de determinados perfiles profesionales. |
| Problema principal | Los trabajadores no disponen de todas las competencias necesarias. | La plantilla no tiene capacidad o perfiles suficientes para cubrir las necesidades de la empresa. |
| Solución habitual | Formación y desarrollo de competencias. | Contratación, sustitución o reorganización de la plantilla. |
| Objetivo | Mejorar el desempeño y actualizar los conocimientos. | Cubrir puestos, aumentar la capacidad productiva o incorporar nuevos perfiles. |
| Ejemplo | El equipo necesita aprender a utilizar una nueva herramienta digital. | La empresa necesita contratar a más trabajadores para atender un aumento de pedidos. |
La diferencia fundamental está en el origen de la necesidad. Si el problema se puede resolver desarrollando las competencias de los trabajadores actuales, puede tratarse de una necesidad formativa. Si la empresa carece de capacidad o de los perfiles necesarios, probablemente deba plantearse una necesidad de personal.
¿Cómo identificar si una empresa necesita formación o contratar personal?
Antes de decidir entre formar a los trabajadores o incorporar nuevos profesionales, es importante analizar la situación de la empresa. Una decisión basada únicamente en la percepción de los responsables puede llevar a invertir recursos en una solución que no resuelva el problema real.
Para identificar correctamente la necesidad, conviene seguir varios pasos.
Analizar las dificultades de la plantilla
El primer paso consiste en identificar qué está fallando y por qué.
¿Los trabajadores tienen dificultades para realizar determinadas tareas? ¿Se producen errores por falta de conocimientos? ¿Existe una sobrecarga de trabajo que impide cumplir los plazos?
Responder a estas preguntas permite diferenciar los problemas relacionados con las competencias de aquellos que tienen su origen en la capacidad de la plantilla.
Evaluar las competencias de los trabajadores
Si las dificultades están relacionadas con el desempeño, es necesario analizar qué conocimientos y habilidades tienen los trabajadores y cuáles necesitan para desarrollar sus funciones.
Esta evaluación puede realizarse mediante entrevistas, observación directa, evaluaciones de desempeño o consultas a los responsables de cada departamento.
La comparación entre las competencias actuales y las requeridas permite detectar posibles carencias formativas y determinar qué tipo de formación puede ayudar a corregirlas.
Revisar la carga de trabajo y los recursos disponibles
Si el problema está relacionado con la falta de tiempo o con un volumen de trabajo excesivo, es necesario analizar la capacidad real de la plantilla.
Para ello, conviene revisar la distribución de tareas, los tiempos de ejecución, los turnos y los recursos disponibles.
Si los trabajadores cuentan con las competencias necesarias, pero no disponen de tiempo suficiente para atender todas las tareas, la formación por sí sola no resolverá el problema. En ese caso, puede ser necesario contratar personal o reorganizar los recursos existentes.
Definir los objetivos de la empresa
Las necesidades de personal y las necesidades formativas también pueden surgir de los objetivos estratégicos de la organización.
Por ejemplo, una empresa que quiere digitalizar sus procesos puede necesitar formar a sus trabajadores en nuevas herramientas. Sin embargo, si pretende desarrollar un departamento especializado para el que no dispone de perfiles adecuados, también tendrá que valorar la incorporación de nuevos profesionales.
Por tanto, es importante analizar las necesidades actuales y anticiparse a las competencias y los recursos que la empresa necesitará en el futuro.
¿Puede una empresa tener necesidades formativas y de personal al mismo tiempo?
Sí. De hecho, es habitual que ambas necesidades aparezcan de forma simultánea, especialmente cuando una empresa crece, incorpora nuevas tecnologías o modifica sus procesos de trabajo.
Imaginemos una empresa industrial que amplía su capacidad de producción. Para atender el aumento de la demanda, necesita contratar a varios operarios. Al mismo tiempo, la nueva maquinaria requiere conocimientos técnicos que los trabajadores actuales todavía no tienen.
En este escenario, la empresa debe abordar dos necesidades diferentes:
- Necesidad de personal: incorporar nuevos operarios para aumentar la capacidad productiva.
- Necesidad formativa: formar a los trabajadores en el manejo de la nueva maquinaria.
Identificar ambas necesidades permite planificar mejor los recursos humanos y diseñar un plan de formación adaptado a la situación de la empresa.
La importancia de detectar las necesidades formativas en la planificación de una empresa
La detección de necesidades formativas permite a las empresas identificar las competencias que necesitan desarrollar para alcanzar sus objetivos.
No se trata únicamente de organizar cursos cuando aparecen dificultades. Una planificación adecuada también permite anticiparse a los cambios tecnológicos, normativos y organizativos que pueden afectar a la actividad empresarial.
Además, detectar estas necesidades ayuda a:
- Mejorar el desempeño y la productividad de los equipos.
- Reducir errores derivados de la falta de conocimientos.
- Facilitar la adaptación a nuevas herramientas y procesos.
- Preparar a los trabajadores para asumir nuevas responsabilidades.
- Planificar las acciones formativas de acuerdo con los objetivos empresariales.
- Aprovechar el crédito de formación disponible para desarrollar las competencias de la plantilla.
Por eso, la detección de necesidades formativas debería formar parte de la planificación de recursos humanos y no limitarse a una respuesta puntual ante un problema.
¿Cómo ayuda la formación bonificada a cubrir las necesidades formativas?
Una vez identificadas las necesidades formativas, la empresa puede diseñar un plan de formación que responda a las carencias detectadas y a sus objetivos.
La formación bonificada permite financiar total o parcialmente estas acciones formativas mediante el crédito anual del que disponen las empresas que cotizan por formación profesional, siempre que se cumplan los requisitos establecidos.
Este sistema facilita el acceso a formación relacionada con las competencias profesionales de los trabajadores y permite a las empresas invertir en el desarrollo de sus equipos.
Es importante recordar que la formación bonificada no sustituye a la contratación cuando existe una falta real de personal. Su finalidad es ayudar a las empresas a desarrollar las competencias de sus trabajadores.
Por ello, identificar correctamente el tipo de necesidad es el primer paso para elegir la solución adecuada.
En Cei Formación gestionamos tu crédito de formación y nos encargamos de los trámites para que no tengas que preocuparte de nada. Te ayudamos a aprovechar los recursos disponibles y a organizar la formación que necesita tu equipo.