¿Cómo autorizar a una entidad formadora en Fundae?

La gestión de la formación bonificada para empresas sigue generando muchas dudas, especialmente cuando llega el momento de permitir que una entidad externa gestione la formación ante Fundae. Aunque el proceso no es complejo, sí requiere conocer bien qué documentación se necesita, quién puede realizar la autorización y cómo evitar errores habituales.

En este artículo explicamos cómo autorizar a una entidad formadora en Fundae, qué implica esta autorización, qué diferencia existe entre gestoría y entidad organizadora y cuáles son los pasos actualizados para hacerlo correctamente.

Qué significa autorizar a una entidad formadora en Fundae

Cuando una empresa quiere bonificar formación programada para sus trabajadores, puede gestionar directamente todos los trámites ante Fundae o delegar esa gestión en una entidad externa especializada.

Autorizar a una entidad formadora implica permitir que dicha entidad actúe en representación de la empresa para:

• Comunicar cursos.
• Gestionar grupos formativos
• Tramitar documentación.
• Coordinar participantes.
• Aplicar las bonificaciones correspondientes.
• Realizar el seguimiento administrativo de la formación.

En la práctica, la mayoría de empresas delegan esta gestión porque el sistema de formación bonificada exige control documental, cumplimiento de plazos y conocimiento técnico de la plataforma de Fundae.

Diferencia entre entidad organizadora y entidad impartidora

Uno de los errores más frecuentes es pensar que cualquier otro centro de formación puede gestionar bonificaciones automáticamente. En realidad, Fundae diferencia varios roles.

Entidad impartidora

Es el centro que imparte la formación. Puede encargarse únicamente de la docencia.

Entidad organizadora

Es la entidad autorizada por la empresa para gestionar la formación bonificada ante Fundae.

Muchas academias o centros de formación actúan como ambas cosas: organizan e imparten. Pero jurídicamente conviene entender la diferencia.

Quién puede autorizar la gestión en Fundae

La autorización debe realizarla una persona con capacidad de representación de la empresa:

• Administrador
• Autónomo titular
• Representante legal
• Persona autorizada internamente

Además, la empresa debe estar dada de alta en el sistema de Fundae y disponer de crédito formativo.

Cómo autorizar a una entidad formadora en Fundae paso a paso

El procedimiento puede variar ligeramente según el tipo de gestión, pero normalmente sigue esta estructura.

Acceder a la aplicación de Fundae

La empresa debe entrar en la aplicación telemática de Fundae mediante:

• Certificado digital
• Cl@ve
• Credenciales autorizadas

Revisar los datos de empresa

Antes de autorizar a una entidad organizadora, conviene verificar:

• CIF
• CNAE
• Plantilla media
• Convenio
• Cuenta de cotización
• Crédito disponible

Muchos problemas posteriores aparecen precisamente por datos desactualizados.

Dar de alta la relación con la entidad organizadora

Dentro de la plataforma, la empresa puede vincularse a la entidad organizadora para permitir la gestión de la formación.

Aquí se solicitan normalmente:

• Datos fiscales del centro
• CIF
• Razón social
• Datos de contacto
• Contrato de encomienda

Firmar el acuerdo de encomienda

El acuerdo de encomienda es el documento fundamental. Mediante este documento:

• La empresa autoriza la gestión
• La entidad organizadora acepta las funciones
• Se delimitan responsabilidades
• Se establecen obligaciones documentales

Este acuerdo debe conservarse ante posibles inspecciones.

Validar la autorización

Una vez formalizada la relación, la entidad organizadora podrá operar en representación de la empresa dentro de los límites autorizados.

A partir de ese momento, podrá:

• Comunicar acciones formativas
• Gestionar participantes
• Introducir costes
• Finalizar cursos
• Tramitar bonificaciones

Documentación necesaria para autorizar una entidad formadora

Aunque puede variar según cada caso, normalmente se solicita:

Algunas entidades organizadoras también solicitan documentación adicional para cumplir requisitos de auditoría y trazabilidad.

Preguntas frecuentes sobre la autorización en Fundae

¿La autorización tiene coste?

No. Fundae no cobra por autorizar a una entidad organizadora.

¿Se puede cambiar de entidad organizadora?

Sí. La empresa puede modificar o finalizar la relación cuando lo necesite.

¿Una asesoría puede gestionar Fundae?

Sí, siempre que actúe como entidad organizadora o gestione correctamente la representación.